Voorkom verspilling, voeg waarde toe

Hoe kunnen we verspillingen in het proces reduceren? Hoe kunnen waarde voor de klant toevoegen?  Dit was het thema voor een teamsessie afgelopen vrijdag. Samen met alle ketenpartijen hebben we het proces gevisualiseerd en de verspillingen in het proces in kaart gebracht. Reactie van één van de deelnemers: ‘wat een draak van een proces’.

Visualiseren proces door Value stream mapping

Door het toepassen van Value stream mapping hebben we inzicht in de procesactiviteiten (waarde en waste) gekregen. Value stream mapping is primair gericht op waste reductie, daarna op het optimaliseren van toegevoegde waarde voor de klant.

  • Een gemeenschappelijk beeld creëren van het huidige proces door de processtappen te visualiseren (current state map)
  • De verspillingen (waste) binnen het proces zichtbaar te maken
  • Beeld van de ideale situatie visualiseren
  • Beeld van de gewenste situatie visualiseren om de verschillen zichtbaar te krijgen, eens worden over de GAP (future state map)
  • Next Steps bepalen om de eerste doelwaarde te bereiken

VSM

8 vormen van verspilling

  • Transport: onnodige verplaatsing van iets, zoals een aanvraag voor een vacature die voor goedkeuring langs meerdere functionarissen op verschillende afdelingen en/of verdiepingen moet. Of het onnodig verplaatsen van goederen die even in de weg staan.
  • Inventory: voorraad, (werk dat niet af is), zoals ongelezen e-mails of offerte aanvragen in behandeling, halffabricaten in productie, een wachtrij van mensen voor de balie of polikliniek.
  • Motion: overbodige beweging van mensen, zoals informatie opzoeken of navragen. Bijv. overleggen met je collega hoe ook al weer om te gaan met een bepaalde situatie, omdat dit nergens is vastgelegd. Wandelen naar het centrale kopieerapparaat, de bewegingen van de verpleging in het ziekenhuis van en naar centrale voorraden.
  • Wachten: de moeder der verspilling. Bijvoorbeeld wachten aan de balie tot de medewerker klaar is met het telefoongesprek. Het wachten op een offerte, het wachten in een rij, het wachten op gekochte producten.
  • Overproductie: meer aanbieden dan nodig, bijvoorbeeld overcapaciteit aan mensen voor het klaren van een klus. Meer producten maken dan waar de klant om heeft gevraagd. De overtollige producten worden op voorraad genomen in de hoop dat deze nog wel eens afgenomen worden.
  • Overprocessing: meer doen dan wat de klant wil of dingen dubbel doen, zoals dossiers zowel fysiek als elektronisch opslaan. Het overschrijven van data van het ene systeem naar het andere. De cc-cultuur met e-mail.
  • Defecten: fouten, zoals gegevens/mutaties die incorrect of onvolledig worden aangeleverd waardoor het verwerken niet in één keer kan plaatsvinden (zorgt voor herbewerking) en navragen.
  • Skills: te weinig gebruik maken van capaciteiten en talent van medewerkers, het delegeren van taken naar medewerkers met onvoldoende opleiding.

Bron: http://www.sixsigma.nl/artikelen/tim-woods-helpt

Het proces

We hebben alle processtappen en waste in kaart gebracht door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat is jouw ‘plek’ in de keten?
  • Voor welke activiteiten ben je verantwoordelijk?
  • Wat is de trigger/ input om jouw activiteit(en) te starten?
  • Hoe lang wacht je op jouw input?
  • Van wie ben je afhankelijk?
  • Wat is de doorlooptijd van jouw activiteit?
  • Wat is het resultaat/ output van jouw activiteit?
  • Aan wie lever je jouw output op?
  • Wanneer lever je jouw output op?
  • Welke rapportages/ cijfers heb je over de performance van jouw activiteiten?

Resultaat: doorlooptijd levering aan klant kan korter

De waste in het proces:

  1. Wachten: de vorige schakel levert stuurt niet de klantaanvraag mee (wachttijd 2 werkdagen)
  2. Defects: informatie voor een volgende schakel wordt niet geleverd (wachttijd 1 werkdag)
  3. Motion: aanvragen bij collega hoe activiteit ingevoerd moet worden (instructie ontbreekt)

In een vervolgsessie gaan we het gewenste proces visualiseren. Wordt vervolgd…..